Klokkenluidersregeling

Wij hechten veel waarde aan tevreden relaties (en medewerkers) en we werken daarom steeds aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Zo moet er sprake zijn van een absoluut wederzijds vertrouwen en respect. In dat kader past ook een klokkenluidersregeling, want waar gewerkt wordt kunnen fouten worden gemaakt.

K+M Adviserende Accountants heeft een regeling die waarborgt dat, personen van buiten K+M Adviserende Accountants en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie, vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten K+M Adviserende Accountants aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door K+M Adviserende Accountants.

De klokkenluidersregeling van K+M Adviserende Accountants heeft betrekking op de volgende situaties:

• handelingen die leiden tot strafbare feiten door K+M Adviserende Accountants of haar medewerkers;
• alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door K+M Adviserende Accountants of haar medewerkers;
• alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door K+M Adviserende Accountants of haar medewerkers;
• (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
• (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie; 
• en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van K+M Adviserende Accountants dan wel haar medewerkers, kan gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het spreekt voor zich dat we u het liefst persoonlijk te woord willen staan, middels onze klachtenregeling. Het verschil met de klachtenregeling hangt samen met het feit dat het gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Hoe verloopt een melding van de klokkenluidersregeling bij K+M Adviserende Accountants:

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via klokkenluider@kmaccountants.nl
3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
4. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na ontvangst van de melding.
5. a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
6. b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
7. c) Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en 4b maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
8. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
9. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid. 

Wij willen u melden dat, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

K+M Adviserende Accountants garandeert dat medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.

Indien u gebruik maakt van de klokkenluidersregeling, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hiermee immers (zei het anoniem) een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij ons uiterste best doen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen.
Wij vertrouwen op een goede verdere relatie en samenwerking en richten ons naar u.

H.P.M. (Bert) Kortekaas AA                                             P. (Patrick) Kortekaas AA