Specificatie vaste kostenvergoeding

30 januari 2009 | Hoge Raad | jurisprudentie | LJN BH0612, 07/13576

Werkgevers kunnen de kosten die werknemers maken om hun werk naar behoren te doen vergoeden. Dat kan per uitgave afzonderlijk, hetzij achteraf op declaratiebasis, hetzij vooraf door de werknemer toestemming te geven om een bepaalde uitgave te doen. Vaak wordt ervoor gekozen om een vaste vergoeding te geven die bedoeld is ter bestrijding van een aantal kosten. Een dergelijke vergoeding is alleen maar vrijgesteld van loonbelasting als deze voldoet aan een aantal voorwaarden. Is dat niet het geval dan is de vergoeding onderdeel van het belaste loon van de werknemer. Een van deze voorwaarden is dat vooraf een specificatie wordt opgesteld van kostensoorten en hun verwachte omvang. De specificatie van de vergoeding moet uiterlijk op het moment van betaling van de vergoeding zijn gemaakt. Gebeurt dat niet, dan is de vergoeding loon en moet daarop loonbelasting worden ingehouden.
De belastingdienst kan vragen om steekproefsgewijs de werkelijk gemaakte kosten bij te houden. Het is daarom verstandig om niet alleen een specificatie te maken maar om ook de werknemers te vragen om hun uitgaven bij te houden gedurende een zekere periode en de bewijzen hiervan te verzamelen. Een niet-onderbouwde c.q. niet gespecificeerde vergoeding kan tot grote gevolgen leiden wanneer de belastingdienst na verloop van enkele jaren naheffingsaanslagen oplegt.