Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto's

14 februari 2009 | Ministerie van Financiën | besluit | 90211

Voor het privégebruik van een personenauto van de werkgever moet een bijtelling bij het loon van de werknemer worden gedaan. Dat geldt ook als de werknemer een bestelauto van zijn werkgever privé mag gebruiken. In beide gevallen geldt dat er geen bijtelling voor privégebruik hoeft plaats te vinden als de werknemer overtuigend bewijst dat hij in een kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak. Er hoeft evenmin een bijtelling plaats te vinden als de werknemer een verklaring geen privégebruik auto heeft verstrekt. Voor de bewijsvoering moet een rittenregistratie worden bijgehouden. Daarin moet de werknemer elke zakelijke en elke privérit registreren.
Voor het privégebruik van een bestelauto mag een vereenvoudigde rittenregistratie worden bijgehouden als de aard van het werk meebrengt dat de werknemer veel ritten op een dag heeft. In de (project)administratie van de werkgever moeten de zakelijke adressen zijn opgenomen.
Voorwaarde is dat werkgever en werknemer afspreken dat:
– de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt;
– privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
– de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie heeft.
Deze afspraak moet schriftelijk worden vastgelegd.

De vereenvoudigde rittenregistratie moet de volgende gegevens bevatten:
– merk, type en kenteken van de bestelauto;
– per dag moeten de datum, de werktijd, de begin- en eindkilometerstand, een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever en de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht als dat niet uit de administratie van de werkgever blijkt.
Maakt de werknemer een privérit, dan moet hij de volgende gegevens vermelden:
– de datum;
– de begin- en eindkilometerstand van de privérit;
– het vertrek- en aankomstadres.
Alle niet-zakelijke kilometers zijn privégebruik. Als de werknemer een kopie van zijn verklaring geen privégebruik auto bij de werkgever heeft ingeleverd, vermeldt de werkgever code 2 in de aangifte loonheffingen. Is dat niet het geval, dan vermeldt de werkgever code 1.